Uno dei motivi comuni per l’assenza di cambiamento è che questo sembra troppo radicale. Cambiare un business completamente in una volta sembra un’azione scoraggiante che potrebbe sopraffare i manager.
In questo senso, la metodologia Kaizen viene in aiuto: adottarla all’interno delle organizzazioni aiuta i manager a raggiungere il miglioramento continuo.
Che cos’è Kaizen
Kaizen è un processo di miglioramento continuo e incrementale nel tempo, attraverso la riduzione degli sprechi e piccoli miglioramenti dell’efficienza.
Il concetto è nato dal Giappone e significa “cambiare in meglio“. Fondamentalmente, Kaizen afferma che apportare piccoli cambiamenti di volta in volta può portare ad un miglioramento notevole e positivo per l’organizzazione. Grazie a questa filosofia, molte aziende giapponesi sono note per avere una delle migliori produttività in tutto il mondo.
Kaizen – caratteristiche
- – Kaizen migliora i processi contribuendo ad ottenere risultati migliori per l’organizzazione;
- – Utilizza i dati appropriati per migliorare, ottimizzando così l’accuratezza;
- – Grazie alla filosofia del miglioramento continuo, Kaizen rimuove i problemi dalla radice;
- – Incoraggia i dipendenti e i manager a trovare nuove idee per migliorare i processi;
- – Si traduce nell’eliminazione di processi e problemi inadeguati che creano difficoltà e passaggi non necessari, aiutando il funzionamento generale dell’azienda;
- – Quando un’impresa adotta la filosofia di Kaizen, tutti, dal CEO ai dipendenti, sono responsabili del suo miglioramento continuo;
- – Kaizen può contribuire a migliorare non solo la produzione, ma tutti gli altri reparti di un’azienda.
Come implementare Kaizen
Kaizen è un ciclo continuo che ha come unico obiettivo il miglioramento: individua le carenze e le risolve per efficientare e ottimizzare i processi.
Il ciclo Kaizen può essere implementato attraverso 7 passaggi:
- Coinvolgi i dipendenti – Il ciclo di Kaizen inizia con l’analisi delle problematiche che devono essere migliorati. Il coinvolgimento dei dipendenti è molto importante in questa fase.
- Analisi del processo / Individua i problemi – Si analizza l’intero processo e il motivo per cui si presentano delle difficoltà.
- Pensa alla soluzione – è un momento creativo in cui le persone possono pensare a qualsiasi idea e innovare. Nessuna idea viene respinta. Tra le idee presentate, una soluzione viene scelta come vincitrice e quindi, viene implementata e testata.
- Implementazione della soluzione – l’idea selezionata nel passaggio 3 è implementata e vengono intraprese azioni al riguardo. Tutti sono coinvolti nell’implementazione e tutti sono responsabili.
- Analisi dei risultati – si analizza il risultato ottenuto in seguito alla modifica effettuata. L’intero processo viene analizzato per determinare l’adattamento.
- Standardizzare – se i risultati sono stati ottimali ed esiste un adattamento completo e se i problemi vengono rimossi, il nuovo processo viene standardizzato. Standardizzare significa adottare il nuovo metodo in tutta l’organizzazione.
- Ripeti – La filosofia Kaizen afferma che un singolo passo raramente porterà a un drastico miglioramento. Invece, è necessario un piccolo e continuo cambiamento per provocare un grande impatto per l’organizzazione. Quindi si ripete il ciclo Kaizen.
Un metodo alternativo per adottare Kaizen che è molto simile al primo, è il ciclo PDCA. È simile perché il risultato netto è lo stesso del ciclo continuo in 7 fasi.
Il ciclo PDCA ha 4 quattro fasi e sono:
- Plan: pensa e pianifica i miglioramenti necessari.
- Do: implementa le modifiche nell’organizzazione.
- Check: verifica l’implementazione e la compatibilità della modifica con i processi esistenti.
- Act: agisci di nuovo sui risultati, ripeti il processo e continua a identificare i processi e gli elementi che devono essere migliorati.
Kaizen e le 5S
Le cinque S rappresentano un quadro organizzativo che aiuta a migliorare l’ambiente lavorativo e si concentra in particolare sulle persone. Il risultato è una cultura di lavoro più sana con regole e regolamenti specifici da seguire, standardizzando il modo di lavorare e semplificando le cose.
Kaizen utilizza il framework delle 5S per un miglioramento continuo all’interno della cultura del lavoro e dei processi dell’azienda. In effetti, la combinazione di 5S e Kaizen può effettivamente umanizzare l’ambiente di lavoro riducendo il carico di lavoro non necessario e rendendo le persone più felici.
Il framework 5S è il seguente:
1) Seiri / Separa
Il primo passo è la separazione degli oggetti che ci sono sul lavoro. Perché? Per eliminare gli elementi non necessari e determinare quali sono importanti. Come farlo?
- In primo luogo è necessario definire i criteri di separazione: determinare l’utilità di ogni oggetto, la frequenza d’uso, la quantità, ecc.
- Gli oggetti inutili vengono spostati in un’area di parcheggio. Da questo momento il responsabile deciderà cosa farne.
- Gli oggetti che hanno superato la prima fase verranno classificati a seconda della frequenza d’uso.
2) Seiton / Ordina
In questo secondo punto sappiamo già quali oggetti sono rilevanti e quali no. Una volta classificati gli oggetti necessari, il passo successivo è ordinarli:
- Seleziona quelli che si utilizzano ogni ora o quotidianamente nello spazio definito stirando unicamente le braccia. Saranno gli oggetti prioritari.
- Quelli che utilizzi con meno frequenza ma che usi una volta alla settimana o una volta al mese, tienili nei paraggi. E così via.
3) Seiso / Pulire
Magari non te lo saresti mai immaginato ma pulire fa parte del processo. E deve essere fatto ogni giorno, prima e dopo il lavoro.
Secondo questa regola, ognuno si deve assicurare che il luogo in cui lavora sia pulito e per questo deve gestire un piano di responsabilità.
Oggigiorno questo aspetto è anche legato all’ecologia e ai valori che favoriscono l’eliminazione della contaminazione.
4) Seiketsu / Standardizzare
Fino ad ora hai visto come i primi passi delle 5S sono stati realizzati tramite ordini. Ma è giunto il momento di trasformare gli aspetti anteriori in abitudini costanti:
- Disegna processi che misurino periodicamente l’applicazione dei primi punti.
- Trasferisci la nuova configurazione degli oggetti in documenti affinché tutti i dipendenti possano accedervi in maniera semplice.
- Crea un altro documento con gli orari, le regole e le responsabilità legate alla pulizia.
- E, perché no, incentiva il tuo team con premi e riconoscimenti.
5) Shitsuke / Mantenere
In questo punto della metodologia Kaizen basata sulle 5S di Toyota si studia il comportamento:
- Il tuo team deve gestire il luogo di lavoro come fosse casa propria.
- Assicurati che tutti abbiano assimilato il processo.
- Sii un buon leader, assicurati di dare il buon esempio riguardo a come partecipare attivamente al processo delle 5S.
“Non cercare il miglioramento grande e veloce. Cerca il piccolo miglioramento un giorno alla volta. È l’unico modo per farlo accadere e durare.”
John Wooden
Benefici di Kaizen
- – Riduzione dei rifiuti: Ogni volta che si desidera migliorare le cose, si inizia con la rimozione dei rifiuti ottimizzando così il processo. Lo spreco può essere lo spreco di risorse o forza lavoro.
- – Produttività: Con la riduzione dei rifiuti, la produttività aumenta positivamente.
- – Orientamento ai risultati: Kaizen è un processo orientato ai risultati. Vi è una chiara delimitazione di dove opera l’azienda e dove vuole raggiungere.
- – Qualità: Tenendo presente il miglioramento, i manager cercano sempre la qualità ottimale. Kaizen aiuta a rafforzare la qualità dei prodotti e dei processi.
- – Precisione: grazie alla focalizzazione sull’ottenimento di risultati produttivi e di alta qualità, vengono individuati processi efficaci e precisi.
- – Vantaggio di costi: Con tutto ciò che lavora su alta efficienza e produttività, l’impresa ha un enorme vantaggio in termini di costi perché ottiene più output con input minori.
- – Vantaggio competitivo: Le aziende che seguono Kaizen ottengono un vantaggio competitivo perché sono in costante miglioramento e potrebbero prendere come riferimento nuovi concorrenti, apprendere nuove cose e abbattere i concorrenti.
- – Sicurezza: Kaizen ha una 6S recentemente introdotta che sta per Sicurezza, in cui tutte le organizzazioni devono garantire che il processo sia sicuro, mantenendo così la forza lavoro lontano da qualsiasi tipo di danno.
- – Empowerment: Con diversi livelli di gerarchia coinvolti in Kaizen, a tutti viene data la libertà di espressione che li autorizza e li aiuta a crescere sul posto di lavoro.
- – Ambiente di lavoro felice: Tutto quanto sopra si traduce in un ambiente di lavoro felice in cui i dipendenti a livello del suolo sanno anche che possono creare una differenza nell’organizzazione.
- – Soddisfazione: con un morale positivo, la soddisfazione è totale e questa soddisfazione raggiunge anche i clienti che si rivelano soddisfatti del prodotto e dei servizi che ricevono.
- – Miglioramento continuo: Il miglior vantaggio di Kaizen è che non è mai finita e c’è un miglioramento continuo che offre molte opportunità per migliorare l’azienda.
Kaizen in Marketing
Kaizen applicato al marketing contribuisce alla crescita delle persone e del team, incoraggia la continua generazione di idee creative, i test e l’implementazione in modo autonomo, incrementando così le competenze e migliorando le performance di marketing.
Esempio
Analizza uno dei tuoi canali di marketing e guarda le metriche. Se non disponi di metriche, interrompi tutto ciò che stai facendo e stabilisci le metriche che contribuiscono direttamente alla redditività. Ora, guarda le metriche per i tuoi canali di marketing e scopri qual è l’elemento cardine che farà la differenza per la tua azienda.
Ad esempio, supponiamo che tu stia parlando di metriche SEO. Hai i visitatori del tuo sito web, hai la conversione in lead e questi lead alla fine diventano vendite. Se stai generando traffico sul tuo sito ma stai convertendo lo 0,0001% del tuo traffico, il problema è la conversione. Se stai convertendo il 40% dei tuoi visitatori in lead ma hai 5 visitatori al giorno, probabilmente il tuo problema è il traffico.
Identifica i pezzi che compongono le metriche non riuscite, suddividili in attività quotidiane su cui tu o il tuo team potete lavorare. Ad esempio, se i collegamenti in entrata sono stagnanti, chiedi al tuo team di creare un collegamento al giorno: un piccolo miglioramento, ma fatto continuamente fornirà una crescita aggregata eccezionale. Se la conversione è stagnante, fai dei test e perfeziona il tuo progetto con una serie di piccole attività (nuovi colori dei pulsanti, modifica del layout) che puoi eseguire continuamente.
Come creature dell’abitudine, amiamo avere la routine, e per molte persone, avvolgere il cervello attorno a una nuova gigantesca strategia di marketing è scomodamente difficile. Invece, fare un piccolo cambiamento incrementale ogni giorno è un ottimo modo per dirottare il cervello nel fare un grande cambiamento nel tempo.
Rimarrai sorpreso e contento di quanto un piccolo, ma sostenuto sforzo quotidiano possa generare un grande miglioramento complessivo.